Phòng họp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến là địa điểm tổ chức một buổi họp dành cho một người hoặc một  nhóm người. Trong đó, có trang bị đầy đủ bộ thiết bị phòng họp trực tuyến bao gồm các thiết bị kĩ thuật  như màn chiếu, bàn ghế,  mic, tivi, camera, loa, các thiết bị đầu cuối khác nhằm phục vụ mục đích chung đó là một buổi họp trực tuyến hoàn hảo.

Phòng họp trực tuyến phải được thiết kế  3 Đủ: Đủ sánh sáng, Đủ kín, Đủ các điều kiện  về bố cục, trang trí, cửa sổ, màu sắc. Để có một buổi họp trực tuyến hoàn hảo bạn cần lưu ý 5 yếu tố sau:

1. Màu sắc

Giống như setup không gian văn phòng công ty, màu sắc ảnh hưởng khá nhiều tới khả năng làm việc và độ trực quan của nhân viên trong văn phòng. Một số màu có thể khiến bạn tập trung hơn, đương nhiên, cũng có màu khiến bạn bị rối mắt, mất tập trung, thậm chí buồn ngủ.
Văn phòng nên sơn màu nâu, be, xám hoặc xanh nhạt sẽ mang lại hiệu quả tốt cho thị giác. Bạn có thể tham khảo một số hình ảnh dưới đây:

Những gam màu trung tính sẽ giúp tập trung hơn khi xem hình ảnh, video, cung cấp 1 backgournd hiển thị tốt nhất. Nên thiết kế đồng nhất một tông màu cho phòng họp, tránh màu trắng/đen, những màu rực rỡ gây phản chiếu ánh sáng và hiển thị màu xấu khi trình chiếu.

2. Tường

Sơn, giấy dán tường và họa tiết vải có thể dùng cho phòng họp trực tuyến, tuy nhiên, do tính chất phục vụ công việc nên tránh các họa tiết khiến chúng ta mất tập trung: ví du kẻ sọc, hay xoáy tròn, ô vuông…những họa tiết gây ra hiệu ứng chóng mặt. Sơn tường nên là loại 1 lớp hoặc bán lớp, tránh bóng hoặc màu men gây phản chiếu ánh sáng.

3. Nội thất

Không nên trang trí, bày biện quá nhiều đồ trong phòng họp trực tuyến. Kính, tranh ảnh là những vật phản chiếu ánh sáng, vì vậy nên bố trí ở những vì trí hợp lí để lấy ánh sáng cho phòng. Lưu ý, tuyệt đối không nên để trong phạm vi của máy quay, không gây lóa mắt. Các phụ kiện bày biện trong phòng nên để càng ít càng tốt, tránh cho những người tham gia hội nghị truyền hình bị mất tập trung.

Bàn dùng cho họp trực tuyến nên là bàn hình oval,  bán nguyệt để Camera có thể xoay và quay toàn bộ người tham gia 1 cách dễ dàng. Với phòng đa năng như phòng đào tạo, trình chiếu thì nên xem xét và nhờ các công ty chuyên về lắp đặt thiết bị hội nghị truyền hình tư vấn để đạt hiệu quả tốt nhất.

4. Cửa sổ 

Ánh sáng mặt trời có thể gây gián đoạn video, gây chói và khiến camera đo sáng sai lệch khi để ngược sáng. Vì thế, nên chọn phòng ở sâu trong công ty, không có cửa sổ thì càng tốt. Nếu phòng có cửa sổ, nên kéo rèm ( loại rèm dây, có khả năng giảm thiểu ánh sáng tốt) hoặc bố trí Camera quay cùng chiều với nguồn sáng.

5. Ánh sáng

Ánh sáng trong phòng họp nên để chế độ chiếu đều. Độ sáng trong phòng nên để 500 LUX , ánh sáng khác nên để ở mức 50- 80 LUX để hiện thị tốt nhất trên màn hình. Bạn nên nhờ những chuyên gia về thiết kế phòng họp trực tuyến tư vấn, để đạt hiệu quả tốt nhất, tránh mua đèn về lắp, không phù hợp gây lãng phí.