Ngày nay, tổng đài nội bộ không còn là một khái niệm mới mẻ. Với những đặc điểm ưu việt của mình (giảm chi phí liên lạc nội bộ, chức năng hạn chế và quản lý cuộc gọi vào và ra, liên lạc hội nghị…), tổng đài nội bộ của rất nhiều nhà sản xuất đã được bán ra và sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức trên toàn thế giới. Với xã hội ngày càng phát triển, khi các doanh nghiệp hiện đại hầu hết đã có hạ tầng mạng Internet ổn định, một giải pháp liên lạc được đưa ra, đó là: kết hợp VoIP với tổng đài nội bộ.

Giải pháp này mở rộng lợi ích của việc truyền tín hiệu thoại thông qua giao thức Internet (hay còn gọi là VoIP – Voice over Internet Protocol) đến mức toàn bộ các nhân viên trong doanh nghiệp có thể sử dụng dễ dàng chứ không còn bó hẹp trong phạm vi nhỏ nữa. Bài viết này giải thích cách hoạt động và lợi ích của giải pháp kết hợp VoIP và tổng đài nội bộ với một mức chi phí dễ chịu nhất, giúp doanh nghiệp phát huy hiệu quả liên lạc, tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình. Nhìn chung, muốn sử dụng giải pháp này, doanh nghiệp cần phải có:

• Một đường truyền Internet mạnh và ổn định (tốt nhất là có IP tĩnh) – chất lượng thoại khi sử dụng VoIP phụ thuộc tới điều này rất nhiều
• Tổng đài nội bộ hoạt động tốt (không cần thiết là loại tổng đài kỹ thuật số hoặc tổng đài IP đắt tiền, chỉ cần là loại tín hiệu Analog thông thường) – đã lắp đặt các máy lẻ tới các nhân viên, và phải còn dư cổng trung kế chưa dùng tới
• Thiết bị VoIP để kết nối với tổng đài

Sơ đồ kết nối của giải pháp như sau:

Tổng đài nội bộ được kết nối tới thiết bị Phone Adapter qua đường trung kế, qua đó kết nối tới Modem ADSL (hoặc qua mạng LAN nhờ Switch, Hub…). Mỗi thiết bị Phone Adapter có 1 hoặc nhiều cổng, cung cấp 1 hoặc nhiều kênh thoại đồng thời cho tổng đài.

Sử dụng giải pháp này, doanh nghiệp có thể:

• Kết nối 2 văn phòng cách xa nhau, giúp liên lạc nội bộ miễn phí giữa 2 văn phòng
• Gọi điện quốc tế với giá rất rẻ (sử dụng thêm tài khoản gọi điện quốc tế giá rẻ)
• Giúp mọi nhân viên đều có thể thực hiện cuộc gọi từ máy lẻ của mình
• Gọi điện bằng VoIP miễn phí tới văn phòng ở xa vẫn có lời chào và mọi chức năng của tổng đài.

Như vậy, thiết bị VoIP với chi phí chấp nhận được có thể giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc liên lạc giữa 2 văn phòng cách xa nhau.